Hvad står PDF for? En enkel guide til PDF-filer

PDF står for Portable Document Format. Det er den filtype, der ligger bag de fleste formularer, kontrakter, vejledninger og e-billetter, du downloader, og filnavnet slutter på .pdf. Denne vejledning forklarer, hvor PDF-filer kommer fra, og hvorfor de er overalt, og viser dig derefter, hvordan du gratis åbner, opretter, redigerer, reparerer og beskytter dem med adgangskode på en Windows-pc.

1. Hvad PDF står for, og hvor formatet kommer fra

Tilbage til vejledningen

Det var Adobe, der skabte formatet. Medstifteren, dr. John Warnock, startede et projekt kaldet Camelot-projektet for at flytte dokumenter fra papir til digital form, og ifølge Adobe blev resultatet, Portable Document Format, født i 1993. Adobe tilføjede adgangskoder og kryptering i 1994 og udfyldelige formularer i 1996.

I dag er PDF en åben standard, der vedligeholdes af Den Internationale Standardiseringsorganisation (ISO), så mange virksomheder laver apps, der kan åbne og oprette PDF-filer.

2. Derfor bruger folk PDF-filer

Tilbage til vejledningen

• De ser ens ud overalt. Adobe designede PDF-filer til at blive vist på samme måde, uanset hvilken software, hardware eller hvilket styresystem læseren bruger, så skrifttyper og layout ikke flytter sig.
• De kan indeholde mere end tekst. En PDF-fil kan indeholde links, knapper, formularfelter, lyd og video, og den kan underskrives elektronisk.
• De er nemme at dele og udskrive. De fleste kontorprogrammer kan gemme som PDF, og de fleste computere og telefoner kan åbne en PDF-fil.

En udbredt opfattelse er ikke helt rigtig: Når du gemmer som PDF, forhindrer det ikke andre i at redigere filen. Microsoft påpeger, at mange programmer, herunder Word, kan åbne og redigere PDF-filer.

3. Sådan åbner du en PDF-fil gratis

Tilbage til vejledningen

Du behøver ikke at købe noget. Windows leveres med Microsoft Edge, som har en indbygget PDF-læser til filer på din pc, PDF-filer på nettet og PDF-filer inde på websider.

1. Dobbeltklik på PDF-filen. Hvis den åbner i en anden app, så højreklik på den, og vælg Åbn med > Microsoft Edge.
2. Brug værktøjslinjen øverst til at zoome, rotere, søge eller gå til en bestemt side.
3. Foretrækker du Adobes app? Med Adobe Acrobat Reader kan du gratis se, udskrive, kommentere og udfylde PDF-filer.

Hvis du vil vælge, hvilken app der altid åbner PDF-filer, skal du vælge Start > Indstillinger > Apps > Standardapps, skrive .pdf i søgefeltet, vælge resultatet og vælge din app.

Forventet resultat: Når du dobbeltklikker på en PDF-fil, åbner den i den app, du har valgt.

4. Sådan opretter du en PDF-fil

Tilbage til vejledningen

Fra Word:

1. Vælg Filer > Gem en kopi (eller Gem som, hvis dokumentet ikke er gemt endnu).
2. Vælg Gennemse, og vælg, hvor filen skal gemmes.
3. Vælg PDF på listen over filtyper, og vælg derefter Gem.

Fra enhver app, der kan udskrive: Windows har haft en printer, der hedder Microsoft Print to PDF, siden Windows 10, og den er installeret som standard. Åbn appens vindue Udskriv (ofte med Ctrl + P), vælg Microsoft Print to PDF som printer, vælg Udskriv, og vælg derefter et navn og en mappe til filen.

Forventet resultat: Der vises en ny .pdf-fil i den mappe, du valgte.

5. Sådan redigerer du en PDF-fil gratis

Tilbage til vejledningen

Sådan laver du noter i en PDF-fil i Microsoft Edge (godt til noter, gennemlæsning og formularer):

• Fremhæv: Markér teksten, højreklik, vælg Fremhæv, og vælg en farve.
• Kommentér: Markér teksten, højreklik, vælg Tilføj kommentar, skriv din note, og vælg fluebenet.
• Tegn: Brug værktøjet Tegn til at skrive noter eller underskrive på siden i den farve og stregtykkelse, du vælger.
• Udfyld formularer: Skriv i formularfelterne. Edge kan klare almindelige formularer, men ikke formularer, der bygger på JavaScript eller det ældre XFA-format.
• Læs højt: Lad Edge læse dokumentet højt for dig.

Gem filen, når du er færdig, så dine noter bliver gemt i den.

Hvis du vil ændre selve teksten, så brug Word:

1. Vælg Filer > Åbn i Word, og vælg PDF-filen.
2. Word fortæller, at programmet laver en redigerbar kopi af PDF-filen. Originalen forbliver uændret. Vælg OK.
3. Foretag dine ændringer, og gem derefter filen som PDF igen (se afsnit 4).

Microsoft påpeger, at det virker bedst med PDF-filer, der primært består af tekst. Indscannede bogsider eller dokumenter, der ligner fotokopier, bliver ikke formateret godt, og den konverterede kopi svarer måske ikke side for side til originalen.

Forventet resultat: Dine fremhævninger og noter vises, når du åbner PDF-filen igen, eller Word gemmer en ny PDF-fil med dine ændringer.

6. Sådan reparerer du en PDF-fil, der ikke vil åbne

Tilbage til vejledningen

1. Download den igen. Hvis filen kom fra en mail eller et websted, kan den kopi, du har, være beskadiget. Hent en ny kopi fra den oprindelige kilde, og åbn kun PDF-filer fra personer og websteder, du har tillid til.
2. Prøv en anden læser. Hvis den ikke virker i Edge, så prøv Adobe Acrobat Reader, og omvendt. Formularer, der er lavet med XFA, virker f.eks. ikke i Edge.
3. Opdater din læser. PDF-læseren i Edge opdateres sammen med browseren. Hvis du bruger Acrobat Reader, så installer den nyeste version fra Adobe.
4. Tjek standardappen. Hvis PDF-filer åbner i det forkerte program, så ændr det under Indstillinger > Apps > Standardapps (se afsnit 3).
5. Bed om adgangskoden. Hvis PDF-filen beder om en adgangskode, så spørg den person, der sendte den.

Forventet resultat: Dokumentet åbner og viser alle sine sider.

7. Sådan beskytter du en PDF-fil med adgangskode gratis

Tilbage til vejledningen

Hvis du opretter PDF-filen i Word, kan du låse den, så kun personer med adgangskoden kan åbne den.

1. Vælg Filer > Gem en kopi > Gennemse i Word, og vælg PDF som filtype.
2. Vælg Flere indstillinger > Indstillinger (eller knappen Indstillinger i vinduet til at gemme).
3. Markér Krypter dokumentet med en adgangskode, og vælg OK.
4. Skriv adgangskoden, skriv den igen for at bekræfte, vælg OK og derefter Gem.

Send adgangskoden separat fra filen, f.eks. i en sms i stedet for i den samme mail.

Forventet resultat: Når du åbner den nye PDF-fil, beder den først om adgangskoden.