¿Qué significa PDF? Guía sencilla sobre los archivos PDF

PDF son las siglas de Portable Document Format (formato de documento portátil). Es el tipo de archivo de la mayoría de los formularios, contratos, manuales y entradas electrónicas que descargas, y su extensión es .pdf. En esta guía te explicamos de dónde vienen los PDF y por qué están en todas partes, y te mostramos cómo abrirlos, crearlos, editarlos, repararlos y protegerlos con contraseña gratis en un PC con Windows.

1. Qué significa PDF y de dónde viene

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Adobe creó el formato. Su cofundador, el Dr. John Warnock, puso en marcha un proyecto llamado Camelot para pasar los documentos del papel al formato digital, y según Adobe el resultado, el Portable Document Format, nació en 1993. Adobe añadió contraseñas y cifrado en 1994 y formularios rellenables en 1996.

Hoy en día, PDF es un estándar abierto que mantiene la Organización Internacional de Normalización (ISO), así que muchas empresas crean aplicaciones que pueden abrir y crear archivos PDF.

2. Por qué se usan los PDF

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• Se ven igual en todas partes. Adobe diseñó los PDF para que se muestren igual sea cual sea el software, el hardware o el sistema operativo de quien los lee, así que las fuentes y el diseño no se descolocan.
• Pueden contener algo más que texto. Un PDF puede incluir enlaces, botones, campos de formulario, audio y vídeo, y se puede firmar electrónicamente.
• Son fáciles de compartir e imprimir. La mayoría de las aplicaciones de oficina pueden guardar en PDF, y la mayoría de los ordenadores y móviles pueden abrirlos.

Hay una creencia muy extendida que no es del todo cierta: guardar un documento como PDF no impide que otras personas lo editen. Microsoft señala que muchos programas, incluido Word, pueden abrir y editar archivos PDF.

3. Cómo abrir un PDF gratis

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No tienes que comprar nada. Windows incluye Microsoft Edge, que tiene un lector de PDF integrado para archivos de tu PC, archivos PDF en línea y archivos PDF dentro de páginas web.

1. Haz doble clic en el PDF. Si se abre en otra aplicación, haz clic con el botón derecho en él y selecciona Abrir con > Microsoft Edge.
2. Usa la barra de herramientas de la parte superior para hacer zoom, girar, buscar o ir a una página.
3. ¿Prefieres la aplicación de Adobe? Adobe Acrobat Reader es gratuito para ver, imprimir, comentar y rellenar archivos PDF.

Para elegir qué aplicación abre siempre los PDF, selecciona Inicio > Configuración > Aplicaciones > Aplicaciones predeterminadas, escribe .pdf en el cuadro de búsqueda, selecciona el resultado y elige tu aplicación.

Resultado esperado: al hacer doble clic en cualquier PDF, se abre en la aplicación que has elegido.

4. Cómo crear un PDF

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Desde Word:

1. Selecciona Archivo > Guardar una copia (o Guardar como si todavía no has guardado el documento).
2. Selecciona Examinar y elige dónde guardarlo.
3. En la lista de tipos de archivo, selecciona PDF y, después, Guardar.

Desde cualquier aplicación que pueda imprimir: a partir de Windows 10, Windows incluye una impresora llamada Microsoft Print to PDF, que viene instalada de forma predeterminada. Abre la ventana Imprimir de la aplicación (a menudo con Ctrl + P), elige Microsoft Print to PDF como impresora, selecciona Imprimir y elige un nombre y una carpeta para el archivo.

Resultado esperado: aparece un nuevo archivo .pdf en la carpeta que has elegido.

5. Cómo editar un PDF gratis

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Para hacer anotaciones en un PDF con Microsoft Edge (ideal para notas, revisiones y formularios):

• Resaltar: selecciona el texto, haz clic con el botón derecho, elige Resaltar y escoge un color.
• Comentar: selecciona el texto, haz clic con el botón derecho, elige Agregar comentario, escribe tu nota y selecciona la marca de verificación.
• Dibujar: usa la herramienta Dibujar para escribir notas o firmar en la página, con el color y el grosor de trazo que elijas.
• Rellenar formularios: escribe en los campos del formulario. Edge admite formularios básicos, pero no los que dependen de JavaScript o del formato XFA, más antiguo.
• Leer en voz alta: haz que Edge te lea el documento.

Guarda el archivo cuando termines para que tus anotaciones se queden en él.

Para cambiar el propio texto, usa Word:

1. En Word, selecciona Archivo > Abrir y elige el PDF.
2. Word te avisa de que va a crear una copia editable del PDF; el original no cambia. Selecciona Aceptar.
3. Haz los cambios y vuelve a guardarlo como PDF (consulta el apartado 4).

Microsoft indica que esto funciona mejor con archivos PDF que son principalmente texto. Las páginas de libros escaneadas o los documentos tipo fotocopia no conservarán bien el formato, y es posible que la copia convertida no coincida página por página con el original.

Resultado esperado: tus resaltados y notas aparecen al volver a abrir el PDF, o Word guarda un PDF nuevo con tus cambios.

6. Cómo arreglar un PDF que no se abre

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1. Vuelve a descargarlo. Si el archivo procede de un correo electrónico o de una web, es posible que tu copia esté dañada. Consigue una copia nueva de la fuente original y abre solo archivos PDF de personas y webs de confianza.
2. Prueba con otro lector. Si falla en Edge, prueba con Adobe Acrobat Reader, y al revés. Por ejemplo, los formularios creados con XFA no funcionan en Edge.
3. Actualiza el lector. El lector de PDF de Edge se actualiza con el navegador. En el caso de Acrobat Reader, instala la versión más reciente desde la web de Adobe.
4. Comprueba la aplicación predeterminada. Si los PDF se abren en el programa equivocado, cámbialo en Configuración > Aplicaciones > Aplicaciones predeterminadas (consulta el apartado 3).
5. Pide la contraseña. Si el PDF te pide una, pídesela a la persona que te lo envió.

Resultado esperado: el documento se abre y muestra todas sus páginas.

7. Cómo proteger un PDF con contraseña gratis

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Si creas el PDF en Word, puedes bloquearlo para que solo puedan abrirlo las personas que tengan la contraseña.

1. En Word, selecciona Archivo > Guardar una copia > Examinar y elige PDF como tipo de archivo.
2. Selecciona Más opciones > Opciones (o el botón Opciones de la ventana de guardado).
3. Marca Cifrar el documento con una contraseña y selecciona Aceptar.
4. Escribe la contraseña, vuelve a escribirla para confirmarla, selecciona Aceptar y, después, Guardar.

Envía la contraseña por separado del archivo, por ejemplo por SMS en lugar de en el mismo correo electrónico.

Resultado esperado: al abrir el nuevo PDF, lo primero que te pide es la contraseña.