Cosa significa PDF? Guida semplice ai file PDF

PDF sta per Portable Document Format. È il tipo di file usato per la maggior parte dei moduli, contratti, manuali e biglietti elettronici che scarichi, e termina con .pdf. Questa guida spiega da dove nascono i PDF e perché sono ovunque, poi ti mostra come aprirli, crearli, modificarli, ripararli e proteggerli con password gratis su un PC Windows.

1. Cosa significa PDF e da dove nasce

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Il formato è stato creato da Adobe. Il cofondatore dell’azienda, John Warnock, avviò il cosiddetto progetto Camelot per portare i documenti dalla carta al digitale, e secondo Adobe il risultato, il Portable Document Format, nacque nel 1993. Adobe aggiunse password e crittografia nel 1994 e i moduli compilabili nel 1996.

Oggi il PDF è uno standard aperto gestito dall’Organizzazione internazionale per la normazione (ISO), per questo molte aziende realizzano app in grado di aprire e creare PDF.

2. Perché si usano i PDF

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• Appaiono uguali ovunque. Adobe ha progettato i PDF per essere visualizzati allo stesso modo con qualsiasi software, hardware o sistema operativo usi chi legge, quindi caratteri e impaginazione non cambiano.
• Possono contenere più del solo testo. Un PDF può includere link, pulsanti, campi di modulo, audio e video, e può essere firmato elettronicamente.
• Sono facili da condividere e stampare. La maggior parte delle app per l’ufficio può salvare in PDF e quasi tutti i computer e telefoni possono aprirli.

C’è una convinzione diffusa che non è del tutto corretta: salvare in PDF non impedisce ad altri di modificare il file. Microsoft fa notare che molti programmi, tra cui Word, possono aprire e modificare i file PDF.

3. Come aprire un PDF gratis

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Non devi acquistare nulla. Windows include Microsoft Edge, che ha un lettore PDF integrato per i file sul PC, i PDF online e i PDF all’interno delle pagine web.

1. Fai doppio clic sul PDF. Se si apre in un’altra app, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Apri con > Microsoft Edge.
2. Usa la barra degli strumenti in alto per ingrandire, ruotare, cercare o passare a una pagina.
3. Preferisci l’app di Adobe? Adobe Acrobat Reader è gratuito per visualizzare, stampare, commentare e compilare i PDF.

Per scegliere quale app apre sempre i PDF, seleziona Start > Impostazioni > App > App predefinite, digita .pdf nella casella di ricerca, seleziona il risultato e scegli l’app.

Risultato previsto: qualsiasi PDF si apre con un doppio clic nell’app che hai scelto.

4. Come creare un PDF

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Da Word:

1. Seleziona File > Salva una copia (o Salva con nome se il documento non è ancora stato salvato).
2. Seleziona Sfoglia e scegli dove salvarlo.
3. Nell’elenco dei tipi di file, seleziona PDF, quindi seleziona Salva.

Da qualsiasi app che può stampare: da Windows 10 in poi, Windows include una stampante chiamata Microsoft Print to PDF, installata per impostazione predefinita. Apri la finestra Stampa dell’app (spesso con Ctrl + P), scegli Microsoft Print to PDF come stampante, seleziona Stampa, poi scegli un nome e una cartella per il file.

Risultato previsto: nella cartella che hai scelto compare un nuovo file .pdf.

5. Come modificare un PDF gratis

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Per annotare un PDF in Microsoft Edge (utile per note, revisioni e moduli):

• Evidenziare: seleziona il testo, fai clic con il pulsante destro del mouse, scegli Evidenzia e seleziona un colore.
• Commentare: seleziona il testo, fai clic con il pulsante destro del mouse, scegli Aggiungi commento, scrivi la nota e seleziona il segno di spunta.
• Disegnare: usa lo strumento Disegna per scrivere note o firmare sulla pagina, con il colore e lo spessore del tratto che preferisci.
• Compilare moduli: scrivi nei campi del modulo. Edge gestisce i moduli semplici, ma non quelli che si basano su JavaScript o sul vecchio formato XFA.
• Leggere ad alta voce: fatti leggere il documento da Edge.

Al termine salva il file, così le annotazioni restano nel documento.

Per modificare il testo vero e proprio, usa Word:

1. In Word, seleziona File > Apri e scegli il PDF.
2. Word ti avvisa che creerà una copia modificabile del PDF; l’originale resta invariato. Seleziona OK.
3. Apporta le modifiche, poi salva di nuovo il file come PDF (vedi la sezione 4).

Microsoft fa notare che funziona meglio con i PDF composti soprattutto da testo. Le pagine di libri scansionate o i documenti tipo fotocopia non vengono formattati bene e la copia convertita potrebbe non corrispondere pagina per pagina all’originale.

Risultato previsto: le evidenziazioni e le note compaiono quando riapri il PDF, oppure Word salva un nuovo PDF con le tue modifiche.

6. Come risolvere il problema di un PDF che non si apre

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1. Scaricalo di nuovo. Se il file arriva da un’e-mail o da un sito web, la copia che hai potrebbe essere danneggiata. Scaricane una nuova copia dalla fonte originale e apri solo PDF provenienti da persone e siti di cui ti fidi.
2. Prova un altro lettore. Se non si apre in Edge, prova Adobe Acrobat Reader, e viceversa. I moduli creati con XFA, ad esempio, non funzionano in Edge.
3. Aggiorna il lettore. Il lettore PDF di Edge si aggiorna insieme al browser. Per Acrobat Reader, installa l’ultima versione dal sito di Adobe.
4. Controlla l’app predefinita. Se i PDF si aprono nel programma sbagliato, cambialo in Impostazioni > App > App predefinite (vedi la sezione 3).
5. Chiedi la password. Se il PDF ne richiede una, chiedila a chi te lo ha inviato.

Risultato previsto: il documento si apre e mostra tutte le pagine.

7. Come proteggere un PDF con password gratis

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Se crei il PDF in Word, puoi bloccarlo in modo che solo chi conosce la password possa aprirlo.

1. In Word, seleziona File > Salva una copia > Sfoglia e scegli PDF come tipo di file.
2. Seleziona Altre opzioni > Opzioni (oppure il pulsante Opzioni nella finestra di salvataggio).
3. Seleziona la casella Crittografa il documento con una password e seleziona OK.
4. Digita la password, digitala di nuovo per confermarla, seleziona OK, poi Salva.

Invia la password separatamente dal file, ad esempio con un SMS invece che nella stessa e-mail.

Risultato previsto: quando apri il nuovo PDF, prima ti viene chiesta la password.