O que significa PDF? Um guia simples sobre arquivos PDF

PDF é a sigla de Portable Document Format (formato de documento portátil). É o tipo de arquivo da maioria dos formulários, contratos, manuais e ingressos eletrônicos que você baixa, e termina em .pdf. Este guia explica de onde vieram os PDFs e por que eles estão em toda parte e mostra como abrir, criar, editar, corrigir e proteger PDFs com senha de graça em um PC com Windows.

1. O que significa PDF e de onde ele veio

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Quem criou o formato foi a Adobe. Um dos fundadores da empresa, o Dr. John Warnock, iniciou um projeto chamado Projeto Camelot para levar os documentos do papel para o digital, e a Adobe diz que o resultado, o Portable Document Format, nasceu em 1993. A Adobe adicionou senhas e criptografia em 1994 e formulários preenchíveis em 1996.

Hoje o PDF é um padrão aberto mantido pela Organização Internacional de Normalização (ISO), por isso muitas empresas criam aplicativos capazes de abrir e criar PDFs.

2. Por que as pessoas usam PDFs

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• Eles têm a mesma aparência em qualquer lugar. A Adobe projetou os PDFs para serem exibidos da mesma forma, seja qual for o software, o hardware ou o sistema operacional de quem lê, então as fontes e o layout não mudam.
• Eles podem conter mais do que texto. Um PDF pode ter links, botões, campos de formulário, áudio e vídeo, e pode ser assinado eletronicamente.
• Eles são fáceis de compartilhar e imprimir. A maioria dos aplicativos de escritório consegue salvar em PDF, e a maioria dos computadores e celulares consegue abrir um.

Uma crença comum não está totalmente certa: salvar em PDF não impede que outras pessoas editem o arquivo. A Microsoft lembra que muitos programas, incluindo o Word, conseguem abrir e editar arquivos PDF.

3. Como abrir um PDF de graça

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Você não precisa comprar nada. O Windows vem com o Microsoft Edge, que tem um leitor de PDF integrado para arquivos no seu PC, PDFs on-line e PDFs dentro de páginas da web.

1. Clique duas vezes no PDF. Se ele abrir em outro aplicativo, clique com o botão direito do mouse nele e selecione Abrir com > Microsoft Edge.
2. Use a barra de ferramentas na parte de cima para ampliar, girar, pesquisar ou ir para uma página.
3. Prefere o aplicativo da Adobe? O Adobe Acrobat Reader é gratuito para visualizar, imprimir, comentar e preencher PDFs.

Para escolher qual aplicativo sempre abre os PDFs, selecione Iniciar > Configurações > Aplicativos > Aplicativos padrão, digite .pdf na caixa de pesquisa, selecione o resultado e escolha o aplicativo.

Resultado esperado: clicar duas vezes em qualquer PDF abre o arquivo no aplicativo que você escolheu.

4. Como criar um PDF

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No Word:

1. Selecione Arquivo > Salvar uma Cópia (ou Salvar Como, se o documento ainda não tiver sido salvo).
2. Selecione Procurar e escolha onde salvar o arquivo.
3. Na lista de tipos de arquivo, selecione PDF e depois Salvar.

Em qualquer aplicativo que imprima: o Windows inclui, desde o Windows 10, uma impressora chamada Microsoft Print to PDF, que vem instalada por padrão. Abra a janela Imprimir do aplicativo (muitas vezes com Ctrl + P), escolha Microsoft Print to PDF como impressora, selecione Imprimir e escolha um nome e uma pasta para o arquivo.

Resultado esperado: um novo arquivo .pdf aparece na pasta que você escolheu.

5. Como editar um PDF de graça

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Para fazer anotações em um PDF no Microsoft Edge (bom para observações, revisões e formulários):

• Realçar: selecione o texto, clique com o botão direito do mouse, escolha Realçar e escolha uma cor.
• Comentar: selecione o texto, clique com o botão direito do mouse, escolha Adicionar comentário, digite sua observação e selecione a marca de seleção.
• Desenhar: use a ferramenta Desenhar para escrever observações ou assinar na página, com a cor e a espessura de linha que você escolher.
• Preencher formulários: digite nos campos do formulário. O Edge lida com formulários básicos, mas não com formulários que dependem de JavaScript ou do formato XFA, mais antigo.
• Ler em voz alta: peça para o Edge ler o documento para você.

Salve o arquivo quando terminar para que suas anotações fiquem nele.

Para alterar o próprio texto, use o Word:

1. No Word, selecione Arquivo > Abrir e escolha o PDF.
2. O Word avisa que vai criar uma cópia editável do PDF; o original não é alterado. Selecione OK.
3. Faça as alterações e salve o arquivo em PDF de novo (veja a seção 4).

A Microsoft observa que isso funciona melhor com PDFs que são principalmente texto. Páginas de livros digitalizadas ou documentos com aparência de fotocópia não ficam bem formatados, e a cópia convertida pode não corresponder ao original página por página.

Resultado esperado: seus realces e observações aparecem quando você abre o PDF de novo, ou o Word salva um novo PDF com suas alterações.

6. Como corrigir um PDF que não abre

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1. Baixe de novo. Se o arquivo veio de um e-mail ou de um site, a cópia que você tem pode estar danificada. Obtenha uma cópia nova na fonte original e só abra PDFs de pessoas e sites em que você confia.
2. Tente outro leitor. Se ele não abrir no Edge, tente o Adobe Acrobat Reader, e vice-versa. Formulários criados com XFA, por exemplo, não funcionam no Edge.
3. Atualize o leitor. O leitor de PDF do Edge é atualizado junto com o navegador. No caso do Acrobat Reader, instale a versão mais recente pelo site da Adobe.
4. Confira o aplicativo padrão. Se os PDFs abrirem no programa errado, altere isso em Configurações > Aplicativos > Aplicativos padrão (veja a seção 3).
5. Peça a senha. Se o PDF pedir uma senha, peça-a a quem enviou o arquivo.

Resultado esperado: o documento abre e mostra todas as páginas.

7. Como proteger um PDF com senha de graça

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Se você criar o PDF no Word, poderá bloqueá-lo para que só quem tiver a senha consiga abri-lo.

1. No Word, selecione Arquivo > Salvar uma Cópia > Procurar e escolha PDF como tipo de arquivo.
2. Selecione Mais opções > Opções (ou o botão Opções na janela de salvar).
3. Marque Criptografar o documento com uma senha e selecione OK.
4. Digite a senha, digite-a de novo para confirmar, selecione OK e depois Salvar.

Envie a senha separada do arquivo, por exemplo, por mensagem de texto em vez de no mesmo e-mail.

Resultado esperado: quando você abre o novo PDF, ele pede a senha primeiro.